Nombre del Cargo: Administrador/a Nacional Oficina país – Peru
Ubicación: Lima-Peru
Tiempo de dedicación: 100%
Salario: según escala salarial de TDH Suisse
Tipo de contrato: Laboral
Líneas de reporte del cargo:
A nivel País
- Coordinador/a Nacional (CN) /Representante legal país
A nivel Región AmLatina
- Coordinador/a Región Amlatina (CR), y Oficial Cumplimiento
Le reportan:
- Contador(a) Externa
- Eventualmente soporte externo Logístico
Responsabilidad Presupuestal: a nivel país
Propósito del cargo :
Liderar e implementar los procesos y acciones necesarias para el buen funcionamiento financiero-administrativo de la oficina de Coordinación Nacional de TdH Suisse a nivel país, garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y financiamiento de TdH Suisse, así como un acompañamiento administrativo/financiero efectivo a las copartes.
Dimensiones
- Manejo de preguntas internas y externas, incluyendo información detallada
- Supervisión del procesamiento día a día
- Asesoría a escala detallada
- Contribuciones a los procedimientos y estrategias
- Capacitación en el trabajo y capacitación a otros
- Gerencia su propio tiempo para lograr los objetivos del área
Responsabilidades clave
Gestión Financiera
- Responsable del monitoreo y seguimiento de los proyectos y demás recursos bajo la responsabilidad de la oficina de TdH Suisse en el país, proporcionando al Coordinador/a Nacional, y demás miembros del equipo, que así lo ameriten, información y reportes sobre el estado y ejecución de los diferentes proyectos y/o presupuestos, de manera oportuna y teniendo en cuenta diferentes variables financieras.
- Responsable de la revisión y seguimiento financiero de los informes emitidos por las copartes – según periodos definidos-, así como de darles retroalimentación y/o asesoría cuando sea necesario.
- Responsable de la gestión, asignación, conciliación y seguimiento presupuestal de los recursos manejados por la oficina TdH Suisse en el país (incluidos proyectos con financiación específica y presupuestos TdH Suisse).
- Responsable de la emisión oportuna y conciliada (con contabilidad) del informe financiero de los recursos manejados por la oficina TDH Suisse en el país, con periodicidad mensual para el equipo de trabajo de la CN, y trimestral para la oficial de cumplimiento.
- Responsable del análisis, consolidación y reporte del financiero trimestral, semestral y anual a nivel país (Master Budget), con reporte al área de cumplimiento a nivel regional AmL.
- Garantizar en coordinación con el soporte contable externo, que la oficina país (CN), tenga una contabilidad sistematizada exacta, con registros al día, homologada a la estructura del presupuesto, conciliada mensualmente, con emisión de estados financieros con notas, y cumplimiento de la normatividad tributaria, laboral y contable a nivel país.
- Responsable de la gestión y operación de la tesorería, según responsabilidades y compromisos adquiridos por la operación de TdH Suisse a nivel país.
- Responsable del manejo de la caja menor de la oficina, según reglamento
- Gestión y seguimiento directo de la auditoría anual a los proyectos operados por las copartes y coordinación con el área de cumplimiento (oficial para la región AmL) el proceso de auditoría de los recursos operados como TdH Suisse en el país (CN, CR u otros)
Gestión de recaudación de fondos y cumplimiento normativo
- Dar soporte a la Coordinación Nacional en los procesos de Recaudación de Fondos (RdF), en temas relacionados con el área administrativa/Financiera, como: cumplimiento de los lineamientos de TDH Suisse en RdF, lineamientos específicos del financiador, análisis de capacidades de la CN y Copartes (financiero, RH, control interno), conciliación del presupuesto global del programa país vs proyección de presupuesto a presentar vía proyecto, elaboración y/o adaptación de presupuestos específicos según proyecto a presentar, entre otros.
- Trabajar de manera coordinada y oportuna con el/la responsable de recaudación de fondos y oficial de cumplimiento, en los procesos a nivel financiero de preparación y alineación de propuestas de proyectos, así como en el alistamiento, ejecución y rendición de cuentas, a financiadores, según estándares o lineamientos – del financiador y TdH Suisse-, normatividad en el país y control interno. Todo en el marco de los compromisos adquiridos.
- En coordinación con el CN, es responsable de gestionar y/o preparar los documentos que se requieran para el relacionamiento y contractualidad con financiadores (convenios, documentos de funcionamiento y cumplimiento legal, informes de auditoría, manuales de procedimientos, etc.).
Gestión Administrativa y control interno
- Responsable de la gestión de contratos, otrosí, certificaciones y demás documentación que formalice la contractualidad de TdH Suisse con las copartes y/o financiadores de proyectos específicos, en el país.
- Asegurar el apropiado control financiero, contable y de procedimientos administrativos y control interno, en la operación del programa país (oficina país TdH Suisse y copartes).
Acompañamiento técnico a las copartes
- Acompañamiento y asesoría a los/las administradoras/es de las copartes en aspectos administrativos y financieros.
- Responsable de revisar los procesos y del cumplimiento de estos de acuerdo con los estándares y procedimientos administrativos de TdH Suisse y los donantes
- Monitoreo financiero y capacitación a las copartes.
Recursos Humanos
- Responsable de la gestión de contratos, afiliaciones, actualizaciones y registro de la vinculación de empleados o contratistas de TdH Suisse en el país, dando cumplimiento al sistema de seguridad social y demás requerimientos según normatividad – laboral, tributaria – vigente en el país, así como de control interno.
- Responsable de la documentación y registro de los procedimientos en materia de Recursos Humanos en línea con las políticas de TdH Suisse y con la legislación en el país. (control de vacaciones, prestaciones sociales, afiliaciones a seguridad social, etc.).
- Responsable del control, liquidación y pago de las obligaciones labores a nivel país (nomina, seguridad social, honorarios, etc.).
- Contribuir al desarrollo de sistemas y procedimientos efectivos para el trabajo, incluido el Sistema de Salud y Seguridad en el trabajo.
Logística
- Gestionar la logística de viajes (pasajes, alojamiento, anticipos y cartas de seguridad) de los miembros del equipo y de talleres/encuentros a cargo de TdH Suisse
- Garantizar y hacer seguimiento al proceso de legalizaciones de anticipos/rendiciones y reintegros de gastos, dando soporte en su validación, organización y entrega de la información al soporte contable.
- Responsable de la realización, registro y actualización de inventarios.
- Responsable de la gestión de compras de insumos de aseo, cafetería, materiales de oficina y para talleres u otras actividades.
- Gestionar los servicios de mantenimiento de equipos de oficina y seguros.
- Dar seguimiento a normas de seguridad de acuerdo con los protocolos de TDHS en el país, y ser punto de contacto –y registro- para reportes del resto del equipo.
- Asegurar el seguimiento e implementación de todos los procesos logísticos, incluyendo aquellas recomendaciones derivadas de auditorías externas / internas.
Archivo y gestión de oficina
- Responsable de mantener actualizado y según estándar de TdH Suisse (a nivel global) el archivo de gestión e histórico a nivel país (incluye operación copartes, TdH Suisse país y gestión humana), tanto online como físico. Esto incluye la información contable (físico y copia de seguridad en office 365)
- Recibir, enviar, transmitir y archivar comunicaciones (teléfono, correo postal o electrónico)
- Elaboración y envío de cartas y otros documentos a solicitud del/la Coordinador Nacional o el/la Oficial de Proyectos
- Reportar a él/la Coordinador/a sobre el desarrollo del trabajo en reuniones frecuentes y a través de informes escritos.
Realizar otras tareas u procesos de apoyo a la oficina TdH Suisse en el país, según necesidades o requerimientos que surjan.
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
Requeridas
- Título Universitario relacionado con Administración o Finanzas.
- Al menos cinco años de experiencia en puestos de gestión y seguimiento administrativo – financiero de organizaciones de cooperación internacional y organizaciones sociales.
- Experiencia en acciones de capacitación de personal y fortalecimiento institucional en aspectos organizativos.
- Excelente manejo de sistemas computarizados: Helisa, Excel, Microsoft Office, correo electrónico e internet.
- Experiencia en temas de Recaudación y gestión de Fondos.
- Experiencia en la administración y operación de proyectos financiados por la cooperación internacional, como: UE, ECHO, Ministerios, etc.
- Disponibilidad para viajes de monitoreo financiero a copartes.
Deseables
- Compromiso social y con experiencias previas con organizaciones sin ánimo de lucro
- Conocimiento del idioma francés o inglés es deseable.
Competencias
- Organización efectiva del trabajo para alcanzar resultados.
- Tenacidad, iniciativa y capacidad en la toma de decisiones.
- Habilidad para trabajar con otros/as efectivamente, apoyando e influenciando a otros, conciencia interpersonal, seguir y habilidades de comunicación efectiva.
- Excelente manejo de emociones y respeto a otros.
- Habilidad para liderar otros/as motivando, desarrollando, delegando y tomando cargo cuando es necesario.
- Habilidad para aplicar habilidades especificas en el puesto para resolver y alcanzar resultados.
PROCESO PARA APLICAR
Terre des Hommes Suisse realizará una preselección, mediante sistema de calificación de hoja de vida. Las personas interesadas en participar deberán enviar su Hoja de Vida (máximo 3 páginas) en las que incluya tres referencias personales relacionadas con el quehacer de la organización, y una carta de interés en postular al cargo basada en su experiencia y conocimientos, e indicando aspiración salarial, al correo:
- convocatoriasperu@terredeshommessuisse.ch
- indicar en el asunto “Administrador/a Nacional Peru”
- Fecha máxima:19 de abril de 2024
- Sólo serán contactadas las personas que cumplan los requisitos básicos necesarios
CRONOGRAMA ESTIMATIVO DEL PROCESO
Recepción de hojas de vida: 25 de marzo al 19 de abril de 2024
Preselección – calificación hojas de vida: 22 al 26 de abril de 2024
Entrevistas – ciclo 1: 29 de abril al 03 de mayo de 2024
Entrevistas – ciclo 2: 06 al 10 de mayo de 2024
Entrevista – ciclo 3: 13 al 17 de mayo de 2024
Análisis, selección y cierre proceso: 20 al 24 de mayo de 2024
TDH Suisse está comprometido con la protección a la niñez. Todas/os sus colaboradoras/es deben adherirse a la política de protección a la niñez, al código de conducta y la política antifraude y anticorrupción. El cumplimiento de requisitos asociados a estos criterios será parte de las valoraciones durante el proceso de selección, inducción y desarrollo de la relación de colaboración con cualquier persona y organización
